仕事を効率化して定時退社する方法 厳選3点

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こんにちはritaです。

3歳の娘と生後1か月の息子を育てる

子育て真っ最中の中年おやじです。

最近2番目の子供を授かりましたので、

命を削って0歳の息子と3歳の娘のお世話を

してくれている妻のサポートが

一刻も早く必要な状況です。

一方、

子どもが生まれたからといって、

会社の業務量は変わりませんよね。

むしろ、

もう中年なので求められる守備範囲も広がり、

担当業務からマネジメント業務まで

増えていっているのが現実です…

このような状況ですので、

定時で退社するといいうのは業務時間が減り

このまま行くと捌ききれない状況になることを

意味しました。

そこで発揮されるのが

効率化

ですので今日は会社の仕事を効率的に済ませて

一分でも早く退社する方法について、

実体験を踏まえてご紹介させて頂きますね。

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具体例

僕はこれにより、

働く時間は減り早く帰ることが出来ました。

更に実績も上がり上司からの信頼も向上、

評価も上がり人間関係的にもやり易くなりました。

ここ大事ですよね^^人間関係。

仕事以上に大事かもしれませんよね 笑

具体的には

・成果に直結する業務に集中する

その中でも、

①緊急度、重要度が高い仕事を最優先

②緊急度は低いが重要度が高い仕事を先に潰していく

③メールと電話を使い分ける

の3点になります。

それぞれ説明させて頂きますね

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緊急度、重要度が高い仕事を最優先

言わずもがなですよね。

炎上する前に消してしまえば

後々、火消しに時間わ奪われることはありませんね。

逆に放置して炎上すると

上やら横やら外野も騒ぎ出して

自身の信頼も低下しマイナスですね。

ですので、緊急度、重要度か高い仕事は最優先して

潰し込みます。

更に深めるとこれらも先に潰せると

更に効率的ですよね。

緊急度が下がる分、気持ち的にも楽ですし、

質も上がります。

そちらが②になります。

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緊急度は低いが重要度が高い仕事を先に潰していく

例えば、

締め切りが決まっている報告資料などですね。

どこの会社でもあると思いますが、

うちの会社でも前月の活動報告が求めらます。

決まって翌月月初です。

ですので、これを前月完了時点で下準備しておきます。

報告対象や数字などの定型の記入事項は、

当月分の文章を基本的に流用させて頂きます。

そして、月が締り実績が確定した時点で

その数字を入力します。

これだけでも

一から考え、文章を作る手間が省けるので、

大幅に効率化が図れました。

更に僕の場合は、

前月報告時点で翌月報告したい内容を

先に書いてしまいます

例えば目標数字その為にすることなどですね。

これにより具体的な行動計画見えてきますので、

成果も出しやすくなりました。

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メールと電話を使い分ける

メールと電話それぞれに

メリット、デメリットがありますよね。

ですのでメリットが最大限に使える様に

伝え方工夫させて頂いています。

例えば、

社内の飲み会の待ち合わせの時間や場所などの

メールだけでこと足りる事務連絡はメールで完結させます。

一方、イレギュラーなお願い事や

交渉事はあえて電話でフォローを入れ

結果として最短時間で最大の成果

が実現出来るようにしています。

基本的にメールだけが一番早く

一見効率的に見えますが、

感情論でもつれると結果として

より大きな時間と労力を発生させて

不効率になってしまうからですね。

特にお願いごとをする時は、

相手が納得感持って動いてくれるように

何かを与える気持ちで言葉を選びます。

一言でお伝えするとGiveの精神

ですね ^^

人間は

感情の動物とも言われますので、

同じことを言うにしても上から目線で言われると

部下だとしてもいい気分はしませんよね。

ですので、

相手がそれをすることで得る

メリットやメリットがなくても

その仕事をする意味が会社として

どういう利益をもたらすのかという点を

電話で再度お伝えするという手段を

使わせて頂いています。

仮に電話なしで動いてくれる場合でも、

文章だけでなく、温度のある肉声伝えられると

依頼された人は納得感を増し、気持ちよく動いてくれる確率が

上がりますよね。

ひいては、この電話一本が信頼関係を築き、

この人が言うならしょうがないな

思わせる次の依頼の布石にも繋がります。

ですので電話一本の小さな積み重ね

行うことが結局は人間関係を潤滑に保ち、

効率化に繋がるのかなと思っています。

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まとめ

今日は、早く退社し育児の時間を確保する

具体的な方法について中堅サラリーマンとして得た

経験から、ご紹介させて頂きました。

ポイントはこちらでしたね。

・成果に直結する業務に集中する

その中でも、

①緊急度、重要度が高い仕事を最優先

②緊急度は低いが重要度が高い仕事を先に潰していく

③メールと電話を使い分ける

でしたね

忙がば、回れとも言いますが、

地道に積み重ねていくこと

成果を出す為には必要なのかなと思います。

あのイチロー選手のように…

イチローの英語スピーチに脱帽…

イチローの通訳も超凄かった…

イチローのウイスキーが1億円で落札…

また、組織の中で仕事をしていると

様々なノイズが入って来ますが、

それらを起こさせない様に、前捌きの対応

効率化には必要なのかなとも思います。

時代は働き方改革真っしぐらですが、

僕自身ビジネスマンとして

そして父親として今日も早く帰って子供をお風呂に入れて、

3歳と0歳の子供のお世話をさせて頂く時間を増やせるように

頑張りらせて頂きます!

それでは、少し長くなってしまいましたが、

最後までお読み下さりありがとうございました!!

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